当业主违约时，可以采取以下步骤进行协商：
协商沟通
与业主进行友好协商，明确违约的具体情况和造成的损失。
尝试通过协商达成解决方案，例如补缴款项、履行未完成的义务等。
协商过程中，保持沟通记录，以便日后作为证据使用。
发送书面通知
如果协商无果，可以向业主发送正式的书面通知，明确指出其违约行为及应承担的责任。
要求其在规定时间内予以纠正或作出合理赔偿。
保留好通知的发送记录和回执。
调解
若协商不成，可以寻求第三方调解机构的帮助，如行业协会的调解委员会等。
由调解机构居中调解，促使双方达成和解。
仲裁
如果合同中约定了仲裁条款，或者双方同意通过仲裁解决纠纷，可以向约定的仲裁机构申请仲裁。
仲裁裁决具有法律效力，双方都应遵守。
诉讼
在上述方式都无法解决问题时，合同另一方可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。
通过法律途径维护自身的合法权益，需要提供充分的证据证明业主的违约行为及所造成的损失。
在协商过程中，建议注意以下几点：
保持冷静和理性，避免情绪化的沟通。
充分准备相关证据，如合同、通信记录、付款凭证等，以便在协商或法律程序中使用。
尽量寻求专业法律人士的帮助，以确保自身权益得到最大程度的保护。
通过以上步骤，可以有效地解决业主违约问题，并维护自身合法权益。